NYE KONTORER? - 10 MULIGHETER OG TING Å TENKE PÅ

1. HVA ER DERES BEHOV?

Når du skal bestemme deg for nytt kontorlokale er det viktig å vite hva bedriftens egentlige behov er. Hva trenger dere tilgang til? Hvor stort areal har dere bruk for? Det er viktig at de nye lokalene kan tilfredsstille kravene. I tillegg er det viktig å vurdere hvilke arealer og tjenester dere er villig til å kunne dele med andre, slik som for eksempel kjøkken, møterom og garderobe.

2. BELIGGENHET – HVILKE OMRÅDER ER AKTUELLE

Er det viktig for bedriften å være tilknyttet sentrum med tilgang til kollektivtransport? Eller er avstanden til leverandører og kunder viktigere? De ansatte sin reisevei er viktig å vurdere, da de færreste vil øke denne betraktelig. Da dine ansatte er din aller viktigste ressurs, vil det være lønnsomt å innfri deres ønsker så langt det lar seg gjøre. Som et ledd i dette bør virksomheter med vekstambisjoner også vurdere beliggenhet ut fra et rekrutteringsperspektiv. Hvor finnes kompetansen man er ute etter?

3. HVORDAN ER DET AKTUELLE OMRÅDET OM 5 ÅR?

Mest sannsynlig har dere tenkt til å bli værende i de nye kontorlokalene en lang periode. Da er det viktig å være orientert om det er planlagt utvikling for eiendommen eller nærområdet som kan påvirke deres trivsel. Kanskje det vil være utbygging som gjør området mer attraktivt? Eller skal området rehabiliteres over mange år, hvor du dermed vil jobbe på en byggeplass? Du må ta stilling til om du vil være med på en slik utvikling, med de fordeler og ulemper som hører med.

4. HVA SLAGS FASILITETER VIL DERE HA TILGANG TIL?

Det vil være viktig før en kontraktsinngåelse å undersøke hvilke fasiliteter bygget tilbyr, og hva de ansatte ønsker seg tilgang til. Dersom bygget inkluderer flere gode fellesfasiliteter, som for eksempel møterom, treningsområde, kantine og garderobeløsninger, kan dere redusere deres egne arealer. I tillegg er det viktig å kartlegge om bedriften har behov for parkering, og om det eventuelt inkluderes i leien. Å tilrettelegge for at de ansatte enkelt skal kunne komme med bil, sykkel eller til fots er viktig.

5. ER DET EFFEKTIVT FOR REKRUTTERING AV NYE MEDARBEIDERE?

Ved inngåelse av nytt kontor er det viktig å vurdere om det er mulig å rekruttere nye medarbeidere. Å kunne vokse som bedrift er verdifullt for mange, både i antall mennesker og kvadratmeter. Om arealet dere vurderer å leie ikke har det største potensialet ved en eventuell rekruttering, kan det være hensiktsmessig å snakke med utleier om en senere utvidelse. Kanskje de kjenner til problemstillingen, og dermed har utarbeidet en effektiv løsning for sine leietakere?

6. ER BINDINGSTIDEN EN TRYGGHET ELLER EN SPERRE FOR FLEKSIBILITETEN?

Hvor lang er bindingstiden for leien? Har dere signert for 5 år, eller er det en kortere kontrakt med bare noen måneder oppsigelsestid? Bindingstiden på kontrakter kan variere, og dermed er det viktig at bindingstiden føles rett for dere og deres konsept. Stabiliteten kan føles som en trygghet, mens friheten kan være en fordel for fleksibiliteten.

7. HVA ER INKLUDERT I LEIEN?

Å undersøke hva som er inkludert i leien kan virke ganske elementært, men noen essensielle aspekter kan fort bli glemt. Å vite om møblement, kopi og utskrift, fellesfasiliteter, renhold, internett og kaffe er inkludert i leien er avgjørende. Eventuelt, er det noen kostnader utleier kan pålegge i felleskostnadene på et senere tidspunkt? Alle disse faktorene er viktig å undersøke, da du vil ikke oppdage noen uhyggelige og uventede kostnader etter at kontrakten er signert.

8. REGN PÅ KOSTNADENE – IKKE BARE PER KVM, MEN ALLER VIKTIGST PER HODE

De aller fleste regner ut hvor mye arealet de vurderer å leie vil koste både i måneden og året. Men flesteparten regner ut kostnad per kvm, ikke per ansatt. Om man skal vurdere ulike løsninger opp mot hverandre vil det være et bedre sammenlikningsgrunnlag å vurderer kostnadene per ansatt, da den sier noe om effektiviteten av utnyttelsen. Når en slik beregning blir foretatt er det viktig å få med alle kostnader som inngår i driften av selve kontorlokalene og husleien. Ikke glem alle småbeløp og tiden det tar å drifte de ulike løsningene og innkjøpene.

9. UNDERSØK INNEKLIMAET

Noe av det verste en kan tenke seg er å jobbe i tung og varm luft. For de ansatte sin helse, og bedriften sin effektivitet, er det viktig å undersøke inneklimaet. Er det god luftsirkulasjon? Er det betydelige forskjeller fra sommer til vinter? For at de ansatte skal kunne yte maks, er det viktig at en slik faktor er ivaretatt på en tilfredsstillende måte.    

10. TØRR Å GJØR NOE ANNERLEDES – VIS AT DU SER DINE ANSATTE – SE MULIGHETENE

Vårt siste tips er å tørre å gjøre noe annerledes. Gjør et utradisjonelt valg, og preg lokalene på deres måte! Kanskje dere klarer å se potensialet i et lokale som andre bare ler av? Eller vil dere innføre en ny kontorløsning hos dere? Tenk utenfor boksen, la de ansatte få være med på den spennende reisen, og ta imot innspill. Vi bruker ofte mer tid på jobb enn hjemme i våken tilstand, da fortjener vi å ha det bra. Fremtidige ansatte vil vurdere deg og ditt selskap på bakgrunn av kontorer, fasiliteter og ikke minst trivselen på jobb.

Lykke til i vurderingsfasen! Vi i Kontorhuset og Dpend Eiendom gjør hva vi kan for at våre leietakere skal ha det fint. Vi synes alltid at det er hyggelig med samtaler rundt temaet, og nøl ikke med å ta kontakt for en prat om deres fremtidige muligheter.